策略一 在日常工作中,认清最重要的事 2
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做出最恰当的选择在学术界有一种理论影响范围很广，它认为人类在很多方面都是“认知上的懒惰者”。在其他条件完全相同的情况下，我们倾向于选择在思维层面阻力最小的那条路。正因为那些无意识的、已经很熟练的神经性常规程序相对而言更容易完成，而那些需要慎重考虑的、有意识的抉择则需要更多思维上的努力，所以，作为认知上的懒惰者，只要有可能，我们就会更倾向于依赖自动的神经性常规行为，而不是有意识的抉择。在一步步完成神经性常规程序时，人人都会进入一种忘我的状态。在韦氏词典里，关于“忘我”这个词有这样一条定义：“一种状态，在此状态下你不会意识到周围发生的事，因为你正在想着其他事。”如果你正在准备一份PPT，就很可能意识不到有两个同事正站在你的座位附近；如果你正在认真阅读一份报告，也许就意识不到自己饿了，或者已经到了午餐时间。当神经性常规程序在运行的时候，你既不会有太多的自我意识，也不太容易意识到在这个程序之外发生的一切。但当常规程序结束的时候（例如，当你剔完牙或者读完报告时），或者被什么人或事打断之后（例如，当你正在准备PPT时，一位同事来向你求助关于某个项目的问题），自我意识就会浮现出来。从沉溺于神经性常规程序到停止这一程序，这之间的转变很可能会让你感到不适。想想这样一个例子吧，有一位儿科医生，她每天都要为几十个病人做检查。她出入于一个个检查室，几乎进行着同样的一套行为：向病人打招呼，洗手，走近生病的孩子，一边为孩子做检查，一边问照顾孩子的人一些问题。她脱下自己的手套，在电脑上把信息输进病人的档案，并继续与照顾孩子的人谈话。她逗着孩子玩了一会儿，然后把打印出来的门诊病历交给照顾孩子的人。虽然她的确非常关注自己的病人，也认真听了照顾孩子的人所讲的信息，但她的很多行动还是处于自动模式。但是，如果当她结束检查之后，发现下一个病人取消了预约，她会怎么样？可能会有那么一刹那，她兴高采烈地觉得自己偷得了片刻空闲，于是打算去护士站跟护士们聊聊天；又或者她会觉得惧怕，因为这样她就没有借口再拖延那份早就该填完的保险文件了。无论如何，她都会发现相比在进行检查病人的常规程序时，眼下她能更清晰地意识到自己的状况，而且可能更不知所措。因为当她检查病人时，她不需要做出决定，选择接下来的15～20分钟里自己要做什么。她只需要接着看下一个病人就可以了。像这个儿科医生一样，我们发现当神经性常规程序停止或被打断时，在这一刻我们会茫然而不知所措。但为什么会这样？要回答这个问题，我们首先要理解人们经常用到的两类重要的思维功能：有目的、有意识的行为和自动的、无意识的行为。旧金山州立大学的一组研究员认为：意识最主要的功能就是在我们的自动式神经常规活动遇到困难的时候做出决定——尤其是当不同的刺激性神经常规活动指导我们去做相互矛盾的动作的时候。例如，对着电脑屏幕看一封电子邮件和转过头听你妻子讲她的聚会计划（我还从来没有这个福气），这两个动作就是相互矛盾的。这是两个相矛盾的常规活动，其中一个让你像僵尸一样沉浸在与收件人的虚拟对话中，而另一个则要求你回应并参与一场跟你配偶进行的现实对话。这两种行为——盯着电脑和转过去面对我们的配偶——是相互矛盾的，所以才会需要这种有意识地评估并做出决定的能力来帮助我们解决这种冲突。当察觉到某种冲突需要我们注意时，我们大脑中的某个特殊区域——前扣带皮质区——就会变得活跃起来。有些学者认为这一区域相当于某种警告系统，能够唤醒我们进行有意识的思维活动。有意识的反思似乎只是一种权宜之计，只有当我们更加无意识的活动导致了相互矛盾的行为，需要我们做出决定时，这种反思才会活跃起来。由此可知，抉择点通常是作为冲突——无意识的自动行为之间相冲突、行为和目标之间相冲突——的结果而出现的。在这样的时刻，我们往往发觉自己在被拉扯向不同的方向。正因为抉择点通常出现在矛盾的时刻，所以它们往往会令人不快。在前面的例子里，边构思边写邮件，与转过头面对你的配偶，听听她想要讲些什么，这两个任务如果分开来，你大概都很乐意去做；但一旦你必须从两者之间选择其一，我敢打赌，一两次之后你就会觉得烦躁，并发现抉择点真是令人不快。在自我意识更加警醒的这些时刻，我们也开始注意到其他的各种事件，比如那些我们本来打算做却忘记做的事情，又比如时间的流逝。努力地控制正在做的事可能会让你觉得辛苦。一项研究表明，你越是需要注意自己的思绪、情感和行为，你就越觉得时间的流逝很缓慢。然而，这种不够“高产”的时间流逝，并不意味着你就浪费了很多时间。这只意味着我们恰巧更能意识到时间的存在而已。我认识的大多数人，当有很多事情要做的时候，如果他们意识到时间在流逝而自己却毫无进展，他们都会感到焦虑或充满愧疚。正因为这些抉择点会令人不舒服，我们往往才选择尽快跳过它们。而这，往往正是让事情搞砸的地方。忽略抉择点的坏处神经性常规行为停止的那一刻，就是我们能否实现“高效两小时”的关键点之一。正是在那一刻，你能够决定该如何最大化地利用自己的下一个时间段。现在是检查电子邮件、然后在下一项工作之前尽可能回复所有邮件的最佳时间吗？或者，如果你有两小时的自由时间，是不是让自己专心于某项需要长时间集中精力的项目会更好呢？到底怎样做，才会有更好的效果？是现在就为一场两小时后开始的会议做准备，还是在临近会议时再准备，能让自己更清楚地记住准备在会议上讨论的问题？在结束一项任务之后，有意识地思考一下接下来自己要做什么。不论你接下来还有多少时间，这样做都会决定你对时间的利用质量。有意识地去思考如何利用我们的时间，这并不是什么石破天惊的想法，但我们当中的大部分人都很少这么做。诸如负罪感、焦虑感，或与之对立的那些情绪——取悦他人的愿望、渴望等——都会激励我们去做与这些情绪相关的任务。但这并不一定是对时间的最佳利用方式。结果就是，当我们意识到时间正在一分一秒地流逝，或是因为情感的冲动而想做某个特定的任务，或者被一种不断增强的犹疑不决感淹没时，我们通常会不假思索地抓住脑海中出现的第一个任务，然后一心一意地做起来。而当我们意识到自己并没有专心完成这个任务的时候，我们就会直觉性地缩短在这项任务上投入的时间——并试图尽快着手另一项任务。有时我们运气不错，吸引了我们的注意力的那项任务正好就是那一刻最该做的。但如果这种做法真的靠谱，那么，大家都非常熟悉的那种在某某事上（这里可以是任意内容）“浪费”了一整个下午的后悔感就不会再存在了。抉择点可以存在几十秒，或者几分钟。想象一下，如果每次面对抉择点时，你都能花上5分钟左右的时间，让你从这个任务转换到下一个任务，情况又会怎样？运气好的话，你一天甚至能碰上10个抉择点。那么，这一天你一共要在抉择点上花50分钟左右的时间。在花时间考虑过接下来应当做什么之后，你就会选择那些或是对你而言非常重要，或是适合在接下来的时间段里完成的任务。而与此相反，假设你想要做得“高效”一点，匆忙地跳过了这些抉择点——这些“毫无效率”的时刻，那么很可能你接下来进行的任务并没有那么重要，或是不适合在这段时间里完成。如果发生了这种情况，你又会浪费多少时间呢？损失也许会非常大。这才会真正导致时间被毫无效率地大量浪费掉。为了更加“高效”、更迅速地度过这些抉择点，我们很可能会错过有意识地引导自己的努力和能量的机会。不过，我们完全可以学会用不同的方式面对这些时刻。充分利用抉择点的三个诀窍最大限度利用自己的抉择点，关键在于动脑筋好好反思一下，在这一刻，对我们而言究竟什么最为重要。在这一点上，我其实不太同意某些时间管理专家的看法。他们说，我们需要深挖自己的灵魂才能知道哪些东西对自己而言最重要，最值得投入时间。而我相信，大体来说，知道哪些工作最重要并不难。如果在度假期间问大家这个问题，我相信每个人都能轻松回答。因为我们本来就知道什么最重要。但当我们面临着一天的压力，似乎每时每刻都得解决一些紧急任务时——回复那些打着惊叹号表示它们有着很高的优先级（通常是对别人而言，对我们来说却未必）的邮件，发现错误之后需要赶紧解决的问题，忙着应对那些不断涌现的日常麻烦等——你就很容易忘记什么事才是最重要的了。我们把那些重要的事拖到日程表的末尾，因为那些事务看上去就像史蒂芬·柯维在他的《高效能人士的七个习惯》那本书里形容的一样：“虽然重要，但并不紧急”。就拿我来说吧，但凡是稍微了解我的人，都能轻松地说出写书、写论文、写博客对我而言很重要，学会如何倾听并提出有用的问题也很重要，创造出新的研究和教学方法对我来说很重要，组建一个能帮我实现这一点的团队也很重要。这些任务能让我实现自己的价值，帮助与我共事的人取得成功，还能让我的事业更进一步。当我没有花足够的时间做这些事的时候，它们就会让我压力重重——这也证实了它们的重要性。然而，当我周一早上坐在电脑前时，引起我的注意的是什么？无数的请求、我对他人的承诺，以及那些不由分说地浮现在我大脑中的截止日期。但在开始其中任何一项任务之前，其实只要花上几分钟，就可以想起这一天什么事对我而言最重要。当你面临着一个抉择点时——不管你是刚开始工作，还是完成了一项任务后，感觉（也许仅仅是一刹那）突然有些不太对劲，疑惑着下一步该做什么时，你手头就出现了一个机会。你可以让自己大脑中有意识地处理问题的那道程序高速运转起来，做出正确的取舍，决定该如何利用接下来的时间做那些对你而言最重要的事情。有三个诀窍能帮助你最大限度地利用这些抉择点：·珍惜每一个抉择点。·提前为抉择点做好相应计划。·不要随便开始一项新任务，除非已经有意识地决定了它确实值得做。让我们详细地看一看这三个诀窍吧。
做出最恰当的选择在学术界有一种理论影响范围很广，它认为人类在很多方面都是“认知上的懒惰者”。在其他条件完全相同的情况下，我们倾向于选择在思维层面阻力最小的那条路。正因为那些无意识的、已经很熟练的神经性常规程序相对而言更容易完成，而那些需要慎重考虑的、有意识的抉择则需要更多思维上的努力，所以，作为认知上的懒惰者，只要有可能，我们就会更倾向于依赖自动的神经性常规行为，而不是有意识的抉择。在一步步完成神经性常规程序时，人人都会进入一种忘我的状态。在韦氏词典里，关于“忘我”这个词有这样一条定义：“一种状态，在此状态下你不会意识到周围发生的事，因为你正在想着其他事。”如果你正在准备一份PPT，就很可能意识不到有两个同事正站在你的座位附近；如果你正在认真阅读一份报告，也许就意识不到自己饿了，或者已经到了午餐时间。当神经性常规程序在运行的时候，你既不会有太多的自我意识，也不太容易意识到在这个程序之外发生的一切。但当常规程序结束的时候（例如，当你剔完牙或者读完报告时），或者被什么人或事打断之后（例如，当你正在准备PPT时，一位同事来向你求助关于某个项目的问题），自我意识就会浮现出来。从沉溺于神经性常规程序到停止这一程序，这之间的转变很可能会让你感到不适。想想这样一个例子吧，有一位儿科医生，她每天都要为几十个病人做检查。她出入于一个个检查室，几乎进行着同样的一套行为：向病人打招呼，洗手，走近生病的孩子，一边为孩子做检查，一边问照顾孩子的人一些问题。她脱下自己的手套，在电脑上把信息输进病人的档案，并继续与照顾孩子的人谈话。她逗着孩子玩了一会儿，然后把打印出来的门诊病历交给照顾孩子的人。虽然她的确非常关注自己的病人，也认真听了照顾孩子的人所讲的信息，但她的很多行动还是处于自动模式。但是，如果当她结束检查之后，发现下一个病人取消了预约，她会怎么样？可能会有那么一刹那，她兴高采烈地觉得自己偷得了片刻空闲，于是打算去护士站跟护士们聊聊天；又或者她会觉得惧怕，因为这样她就没有借口再拖延那份早就该填完的保险文件了。无论如何，她都会发现相比在进行检查病人的常规程序时，眼下她能更清晰地意识到自己的状况，而且可能更不知所措。因为当她检查病人时，她不需要做出决定，选择接下来的15～20分钟里自己要做什么。她只需要接着看下一个病人就可以了。像这个儿科医生一样，我们发现当神经性常规程序停止或被打断时，在这一刻我们会茫然而不知所措。但为什么会这样？要回答这个问题，我们首先要理解人们经常用到的两类重要的思维功能：有目的、有意识的行为和自动的、无意识的行为。旧金山州立大学的一组研究员认为：意识最主要的功能就是在我们的自动式神经常规活动遇到困难的时候做出决定——尤其是当不同的刺激性神经常规活动指导我们去做相互矛盾的动作的时候。例如，对着电脑屏幕看一封电子邮件和转过头听你妻子讲她的聚会计划（我还从来没有这个福气），这两个动作就是相互矛盾的。这是两个相矛盾的常规活动，其中一个让你像僵尸一样沉浸在与收件人的虚拟对话中，而另一个则要求你回应并参与一场跟你配偶进行的现实对话。这两种行为——盯着电脑和转过去面对我们的配偶——是相互矛盾的，所以才会需要这种有意识地评估并做出决定的能力来帮助我们解决这种冲突。当察觉到某种冲突需要我们注意时，我们大脑中的某个特殊区域——前扣带皮质区——就会变得活跃起来。有些学者认为这一区域相当于某种警告系统，能够唤醒我们进行有意识的思维活动。有意识的反思似乎只是一种权宜之计，只有当我们更加无意识的活动导致了相互矛盾的行为，需要我们做出决定时，这种反思才会活跃起来。由此可知，抉择点通常是作为冲突——无意识的自动行为之间相冲突、行为和目标之间相冲突——的结果而出现的。在这样的时刻，我们往往发觉自己在被拉扯向不同的方向。正因为抉择点通常出现在矛盾的时刻，所以它们往往会令人不快。在前面的例子里，边构思边写邮件，与转过头面对你的配偶，听听她想要讲些什么，这两个任务如果分开来，你大概都很乐意去做；但一旦你必须从两者之间选择其一，我敢打赌，一两次之后你就会觉得烦躁，并发现抉择点真是令人不快。在自我意识更加警醒的这些时刻，我们也开始注意到其他的各种事件，比如那些我们本来打算做却忘记做的事情，又比如时间的流逝。努力地控制正在做的事可能会让你觉得辛苦。一项研究表明，你越是需要注意自己的思绪、情感和行为，你就越觉得时间的流逝很缓慢。然而，这种不够“高产”的时间流逝，并不意味着你就浪费了很多时间。这只意味着我们恰巧更能意识到时间的存在而已。我认识的大多数人，当有很多事情要做的时候，如果他们意识到时间在流逝而自己却毫无进展，他们都会感到焦虑或充满愧疚。正因为这些抉择点会令人不舒服，我们往往才选择尽快跳过它们。而这，往往正是让事情搞砸的地方。忽略抉择点的坏处神经性常规行为停止的那一刻，就是我们能否实现“高效两小时”的关键点之一。正是在那一刻，你能够决定该如何最大化地利用自己的下一个时间段。现在是检查电子邮件、然后在下一项工作之前尽可能回复所有邮件的最佳时间吗？或者，如果你有两小时的自由时间，是不是让自己专心于某项需要长时间集中精力的项目会更好呢？到底怎样做，才会有更好的效果？是现在就为一场两小时后开始的会议做准备，还是在临近会议时再准备，能让自己更清楚地记住准备在会议上讨论的问题？在结束一项任务之后，有意识地思考一下接下来自己要做什么。不论你接下来还有多少时间，这样做都会决定你对时间的利用质量。有意识地去思考如何利用我们的时间，这并不是什么石破天惊的想法，但我们当中的大部分人都很少这么做。诸如负罪感、焦虑感，或与之对立的那些情绪——取悦他人的愿望、渴望等——都会激励我们去做与这些情绪相关的任务。但这并不一定是对时间的最佳利用方式。结果就是，当我们意识到时间正在一分一秒地流逝，或是因为情感的冲动而想做某个特定的任务，或者被一种不断增强的犹疑不决感淹没时，我们通常会不假思索地抓住脑海中出现的第一个任务，然后一心一意地做起来。而当我们意识到自己并没有专心完成这个任务的时候，我们就会直觉性地缩短在这项任务上投入的时间——并试图尽快着手另一项任务。有时我们运气不错，吸引了我们的注意力的那项任务正好就是那一刻最该做的。但如果这种做法真的靠谱，那么，大家都非常熟悉的那种在某某事上（这里可以是任意内容）“浪费”了一整个下午的后悔感就不会再存在了。抉择点可以存在几十秒，或者几分钟。想象一下，如果每次面对抉择点时，你都能花上5分钟左右的时间，让你从这个任务转换到下一个任务，情况又会怎样？运气好的话，你一天甚至能碰上10个抉择点。那么，这一天你一共要在抉择点上花50分钟左右的时间。在花时间考虑过接下来应当做什么之后，你就会选择那些或是对你而言非常重要，或是适合在接下来的时间段里完成的任务。而与此相反，假设你想要做得“高效”一点，匆忙地跳过了这些抉择点——这些“毫无效率”的时刻，那么很可能你接下来进行的任务并没有那么重要，或是不适合在这段时间里完成。如果发生了这种情况，你又会浪费多少时间呢？损失也许会非常大。这才会真正导致时间被毫无效率地大量浪费掉。为了更加“高效”、更迅速地度过这些抉择点，我们很可能会错过有意识地引导自己的努力和能量的机会。不过，我们完全可以学会用不同的方式面对这些时刻。充分利用抉择点的三个诀窍最大限度利用自己的抉择点，关键在于动脑筋好好反思一下，在这一刻，对我们而言究竟什么最为重要。在这一点上，我其实不太同意某些时间管理专家的看法。他们说，我们需要深挖自己的灵魂才能知道哪些东西对自己而言最重要，最值得投入时间。而我相信，大体来说，知道哪些工作最重要并不难。如果在度假期间问大家这个问题，我相信每个人都能轻松回答。因为我们本来就知道什么最重要。但当我们面临着一天的压力，似乎每时每刻都得解决一些紧急任务时——回复那些打着惊叹号表示它们有着很高的优先级（通常是对别人而言，对我们来说却未必）的邮件，发现错误之后需要赶紧解决的问题，忙着应对那些不断涌现的日常麻烦等——你就很容易忘记什么事才是最重要的了。我们把那些重要的事拖到日程表的末尾，因为那些事务看上去就像史蒂芬·柯维在他的《高效能人士的七个习惯》那本书里形容的一样：“虽然重要，但并不紧急”。就拿我来说吧，但凡是稍微了解我的人，都能轻松地说出写书、写论文、写博客对我而言很重要，学会如何倾听并提出有用的问题也很重要，创造出新的研究和教学方法对我来说很重要，组建一个能帮我实现这一点的团队也很重要。这些任务能让我实现自己的价值，帮助与我共事的人取得成功，还能让我的事业更进一步。当我没有花足够的时间做这些事的时候，它们就会让我压力重重——这也证实了它们的重要性。然而，当我周一早上坐在电脑前时，引起我的注意的是什么？无数的请求、我对他人的承诺，以及那些不由分说地浮现在我大脑中的截止日期。但在开始其中任何一项任务之前，其实只要花上几分钟，就可以想起这一天什么事对我而言最重要。当你面临着一个抉择点时——不管你是刚开始工作，还是完成了一项任务后，感觉（也许仅仅是一刹那）突然有些不太对劲，疑惑着下一步该做什么时，你手头就出现了一个机会。你可以让自己大脑中有意识地处理问题的那道程序高速运转起来，做出正确的取舍，决定该如何利用接下来的时间做那些对你而言最重要的事情。有三个诀窍能帮助你最大限度地利用这些抉择点：·珍惜每一个抉择点。·提前为抉择点做好相应计划。·不要随便开始一项新任务，除非已经有意识地决定了它确实值得做。让我们详细地看一看这三个诀窍吧。